Elternzeit Vermischtes

Elternzeit-Anmeldung : Die 5 häufigsten (Form-) Fehler – und wie du sie vermeidest

Stell dir vor dein Arbeitgeber ruft kurz nach der Geburt deines Babys bei dir an und sagt: „Herzlichen Glückwunsch zur Geburt! Übrigens: Wir haben gerade festgestellt, dass Ihre Elternzeit-Anmeldung formunwirksam war. Sie müssten dann bitte nach Ablauf der Mutterschutzfrist wieder arbeiten kommen. Ist doch kein Problem, oder?“

Was wie ein schlechter Witz klingt, ist das gute Recht des Arbeitgebers – vorausgesetzt deine Elternzeit-Anmeldung enthält tatsächlich einen irreparablen Formmangel. In diesem Fall ist deine Erklärung nämlich null und nichtig, so dass rechtlich keine Elternzeit entstanden ist. Das kann für dich unangenehme Folgen haben: Ohne Elternzeit-Status wird dein Arbeitsverhältnis, das während der Mutterschutzfrist „eingefroren“ wurde, plötzlich wieder „aufgetaut“ – obwohl es eigentlich noch weiter im Elternzeit-Eisfach schlummern sollte.

Das heißt konkret: Deine auf Eis gelegte Arbeitspflicht wird reaktiviert und kann von deinem Arbeitgeber eingefordert werden. Damit besteht das Risiko, dass du nach Ablauf der Mutterschutzfrist – also 8 Wochen nach der Entbindung – quasi direkt vom Wochenbett an deinem Arbeitsplatz erscheinen musst – sonst besteht die Gefahr einer Abmahnung, vielleicht sogar Kündigung, weil du gegen deine Pflichten aus deinem Arbeitsvertrag verstößen hast. Außerdem ist dein Elternzeit-Sonderkündigungsschutz – quasi der rundum-sorglos-Kokon, der den Bestand deines Arbeitsverhältnisses während der Elternzeit absichert – auch futsch, da dieser  an die Entstehung der Elternzeit gekoppelt ist. Das bedeutet, dass sich dein Arbeitgeber sehr viel leichter durch den Ausspruch einer Kündigung von dir trennen kann. Unschön, oder?

Aber was heißt das nun – Formmangel? Ich habe mal ein bisschen in meinen Akten und Kommentaren gestöbert und für dich 5 Fehler zusammengefasst, die aus meiner Sicht schnell und häufig passieren können – und eigentlich ganz leicht vermieden werden können:

1. Elternzeit-Anmeldung per E-Mail

Die Anmeldung der Elternzeit muss „schriftlich“ erfolgen. So steht es in § 16 Abs. 1 S. 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG). Fakt ist, dass es nicht genügt, zu deinem Arbeitgeber zu gehen und zu sagen: „Hey, ich bin dann mal ab dem  1. August ein Jahr in Elternzeit, ist doch ok, oder?“ – das wäre ja mündlich.

Aber wie eng wird das nun gesehen mit dem „schriftlich“? Schriftlich ist in unserer digitalisierten Welt ja eigentlich gleichzusetzen mit „schnell mal einen Text in die Tasten hauen“ und auf senden zu klicken. Genügt es also eine E-Mail zu schreiben?

Die Antwort ist: NEIN. Schriftlich bedeutet, dass eine „Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift“ unterzeichnet werden muss. So steht es in § 126 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Elternzeit kann daher nicht per Mail angemeldet werden. Dein Arbeitgeber braucht ein Stück Papier zum Anfassen –  sonst ist deine Elternzeit-Erklärung nichtig.

2. Elternzeit-Anmeldung durch eingescanntes Schreiben

Jetzt könntest du natürlich auf die Idee kommen und sagen: „Nun gut, dann unterschreiben ich die Anmeldung eben auf einem Blatt Papier und scanne es einfach ein. Dann sieht mein Arbeitgeber doch, dass ich es eigenhändig unterschrieben habe.“ 

Leider funktioniert auch diese Variante nicht. Dein Arbeitgeber muss die Original-Urkunde, also dein Original-Elternzeit-Verlangen auf einem Blatt-Papier erhalten und in den Händen halten können.

3. Übermittlung per Fax

„Wenn mein Arbeitgeber unbedingt ein Blatt Papier mit meinem Elternzeit-Verlangen erhalten muss, dann schicke ihm eben ein Fax“, könntest du jetzt denken, „geht ja schneller als mit der lahmen Post – außerdem habe ich gleich den Sendebericht als Nachweis, dass er das Schreiben erhalten hat“.

Leider muss ich dich schon wieder entäuschen: Auch die Übermittlung des Original-Elternzeit-Verlangens per Fax erfüllt nicht die formalen Voraussetzungen. Das hat vor einigen Wochen sogar noch einmal das Bundesarbeitsgericht entschieden (Urteil vom 10.05.2016, Az. 9 AZR 145/15). Dein Arbeitgeber muss genau das Blatt Papier in den Händen halten, dass du unterzeichnet hast – dieses Erfordernis ist bei Übermittlung einer Elternzeit-Anmeldung per Fax nicht erfüllt.

4. Fehlender Zustellungsnachweis

Wenn du nun das Original-Elternzeit-Verlangen ganz vorbildlich in einem Briefumschlag mit Briefmarke gesteckt hast, kann aber leider immer noch etwas schief gehen. Nämlich dann, wenn es nicht beim Arbeitgeber ankommt. Warum auch immer. Vielleicht weil der Postbote den Brief versehentlich beim Nachbarn eingeworfen hat und dieser auf Weltreise ist und seinen Breifkasten nicht leert. Oder weil die Anmeldung bei der Post verloren gegangen ist, weil ein verkaterter Postbote den Umschlag eine falsche Kiste sortiert hat, die nach Madagaskar verschifft wurde. Oder weil der Postkasten, in den du den Brief geworfen hast von irgendwelchen Spinnern abgefackelt wurde.

Jedenfalls bist du immer in einer schwierigen Situation wenn der Arbeitgeber behauptet, dass er dein Elternzeit-Verlangen niemals erhalten hat, denn: Du bist beweispflichtig und musst die Zustellung im Streitfall nachweisen.

Doof, oder? Daher solltest du immer einen Nachweis in der Tasche haben, dass die Elternzeit-Anmeldung deinem Arbeitgeber zugegangen ist. Die sicherste Variante ist: Persönliche Übergabe des Schreibens gegen Empfangsbestätigung oder Zustellung per Boten mit Zustellnachweis.

5. Zustellung an den falschen Empfänger

Für den Fall, dass du die Elternzeit-Anmeldung persönlich übergibst, gibt es einen weiteren Stolperstein: Du mußt das Original-Elternzeit-Schreiben nämlich deinem Arbeitgeber überreichen. Vielleicht fängst du jetzt an zu gähnen und denkst dir „Ist doch klar, wer mein Arbeitgeber ist.“ Das mag bei einer One-Chef oder One-Chefin-Show klar sein (dann kannst du jetzt aufhören zu lesen), wird jedoch je komplizierter, wenn du in einem großen Unternehmen arbeitest. Dann stellt sich zum Beispiel die Frage, ob es in Ordnung ist, die Elternzeit-Anmeldung der Personalabteilung zu geben.

Als grobe Regel gilt Folgendes: Ganz sicher gehst du, wenn du dein Original-Schreiben an die Person übergibst, die rechtlich deinen Arbeitgeber vertritt – also zum Beispiel der Geschäftsführer einer GmbH, oder der Vorstand einer Aktiengesellschaft. Oder wenn du das Blatt Papier einer Person übergibst, die ganz typisch dafür die Verantwortung trägt genau solche Erklärungen entgegen zu nehmen – also ein Mitarbeiter der Personalabteilung.

Was nicht geht ist allerdings die Übergabe an deinen Vorgesetzten oder zum Beispiel an den Betreibsrat. Damit ist deine Elternzeit-Erklärung nicht zugegangen und nicht wirksam, sondern erst dann, wenn sie an den Arbeitgeber oder die Personalabteilung weitergeleitet wird. Falls dein Vorgesetzter die Anmeldung verbummelt, zum Beispiel weil er sie im gemieteten Dienstwagen liegen lässt und diese dann von der Mietwagengesellschaft nach der Fahrzeug-Innenreinigung entsorgt wird, ist deine Anmeldung niemals zugegangen.

Zusammengefasst ist es also am Besten folgende Schritte zu gehen:

  • Elternzeit-Anmeldung in einem Schreiben formulieren.
  • Auf Papier ausdrucken.
  • Die Elternzeit-Anmeldung eigenhändig mit deinem Vor- und Nachnamen unterzeichnen.
  • Mit einem Nachweis deinem Arbeitgeber fristgerecht zustellen

Meine Elternzeit-Anmeldung ist formunwirksam – und nun?

Zum Schluss möchte ich dich aber noch etwas beruhigen, insbesondere wenn du gerade Schweißperlen auf der Stirn hast, weil du gerade festgestellt hast, dass dein bereits abgegebenes Elternzeit-Verlangen nichtig war:

Wenn deine Elternzeit-Anmeldung formunwirksam ist, muss dein Arbeitgeber den Formfehler „rügen“ – und darf damit auch nicht zu lange warten. Das LAG Baden Württemberg hat schon vor längerer Zeit entschieden, dass ein Arbeitgeber, der sich ein Jahr nicht auf einen formfehlerhafte Anmeldung berufen hat, nicht verlangen kann, dass die Elternzeit abzubrechen ist (LAG Baden-Württemberg, Urteil vom 7.12.2006, 3 Sa 26/06).

Aber darauf solltest du es natürlich nicht ankommen lassen, wenn du gerade dabei bist die Anmeldung zu formulieren… Die Devise heißt, wie fast immer auch im normalen Leben:

Bitte immer schön die (Elternzeit-) Form wahren!

Du hast noch Fragen zur Elternzeit-Anmeldung? Dann kannst du gerne hier und jetzt kommentieren!

 

Weitere Blogeinträge zum Thema

5 Kommentare

  • Antworten
    Leeni
    22. Juni 2016 at 7:58

    Hallo liebe Sandra,

    ich kämpfe gerade mit meinem Arbeitgeber bzgl. der Beantragung der Elternzeit.
    Kann mein AG verlangen, dass ich den Antrag schon vor Geburt einreiche? Quasi ähnlich wie Partner eine parallele EZ beantragen „Elternzeit beginnt mit dem Tag der Geburt“ und das genaue Datum wird im Nachgang mitgeteilt.
    Bisher habe ich bei meinem AG auf Basis von BEEG § 16, Abs. 1 argumentiert, dass ich erst mit dem Tag der Geburt mitteilen kann wann die EZ beginnt und dann fristgerecht den Antrag stelle.

    Danke dir,
    Leeni

  • Antworten
    Kristin
    20. Oktober 2016 at 18:34

    Hallo Sandra,

    Leeni bringt es genau auf meine Frage: wie kann ich den Antrag auf Elternzeit im Voraus stellen, wenn ich den Tag der Geburt nicht weiß? Ähnlich geht es mir mit dem Antrag zum Elterngeld… Hast du dafür eine Hilfestellung?

    Lieben Dank!
    Kristin

    • Antworten
      smart-mama
      23. Oktober 2016 at 23:17

      Liebe Kristin, Liebe Leeni, klar das geht – ihr rechnet die Fristen einfach auf Basis des mutmaßlichen Entbindungstermines aus und informiert euren AG dann über den tatsächlichen Termin. Das Elterngeld kannst du erst nach der Geburt beantragen, da du dafür die Geburtsurkunde brauchst! Ich hoffe das hilft dir weiter 🙂 LG, Sandra

    • Antworten
      bine
      12. Mai 2017 at 22:49

      Hallo.
      Ich habe nun bereits einige Male gelesen, dass der Kündigungsschutz erst bei Beantragung der Elternzeit 8 Wochen vor Beginn greift. Was ist nun wenn der Ag den Elternzeitantrag noch vor dem Mutterschutz fordert?

      Herzlichen Dank für Dein Feedback.

      Beste Grüsse
      Bine

  • Antworten
    Kerstin
    23. März 2017 at 0:15

    *Schweißperlen auf der Stirn*
    Ich habe meinen Antrag fristgerecht per Mail gestellt und auch telefonisch rückgefragt, ob er eingegangen ist und so Ok. Daraufhin hab ich die Info bekommen, dass alles passt und mir die Bestätigung zugeschickt würde. Bisher habe ich aber noch keine Bestätigung erhalten. Meine Führungskraft hat das Schreiben der Personalabteilung wohl schon vorliegen, hat mir aber zuletzt gesagt, dass sie es noch mit ihrer Führungskraft abstimmen müsste…
    Nachdem ich über den Formfehler gelesen habe, bin ich jetzt etwas nervös….wie soll ich mich verhalten? Das ist mein 3. Jahr. Die ersten beiden Jahre gingen so durch per Mail. Inzwischen hat sich aber viel verändert im Unternehmen – vor allem meine Ansprechpartner. Droht mir jetzt im schlimmsten Fall, dass ich das dritte Jahr nicht bekomme?

    Danke für deine Hilfe!

  • Antworten